Når projektet er afsluttet

Regnskab og evaluering af projekter, der er støttet af CKU, skal sendes til CKU senest 6 uger efter projektets afslutning.

Projektet er først endeligt afsluttet for CKU’s vedkommende, når både den webbaserede evaluering og det underskrevne regnskab er afleveret og godkendt.

Send evt. brevet anbefalet – hvis bilagene forsvinder i posten, risikerer du, at støtten skal tilbagebetales, hvis udgifterne ikke kan dokumenteres på anden vis.

Regnskab

Regnskabsaflæggelsen er et ufravigeligt krav til projekter støttet af CKU, idet projektstøtten er givet under forudsætning af, at CKU vil modtage et endeligt regnskab. CKU skal have et dateret og underskrevet regnskab i hænde senest 6 uger efter projektets ophør.

Udfyldning af regnskab

Det anbefales, at regnskabsaflæggelsen sker i CKU’s regneark lavet til formålet: I tilfælde, hvor andre opsætninger benyttes, skal detaljeringsgraden være den samme som i CKU’s forslag, og posterne skal svare til posterne i budgettet. Oplysninger om bl.a. projekttitel, projektnummer og bevilliget beløb, der fremgår af bevillingsbrevet, skal stemme overens med oplysninger i regnskabsdokumentet.

Regnskabet skal indeholde samtlige udgifter i forbindelse med projektet, og det skal være vedlagt originale bilag (ikke kopier!) på alle de udgifter, CKU skal dække. Det skal tydeligt fremgå, hvilket beløb der er blevet brugt, og hvad beløbet er blevet brugt på.

Bilagene skal nummereres og kategoriseres, så bilag for henholdsvis lokale transportudgifter (taxaboner), rejseudgifter (fly- eller togrejser), indkvartering (antal personer og nætter) m.m. er sorteret i regnskabsaflæggelsen. Flere bilag af samme kategori hæftes sammen med nummer samt en oversigt over de enkelte beløb på bilagene samt totalbeløb.

I den detaljerede vejledning til regnskabsaflæggelse og revision 2011 fremgår det, hvordan de enkelte punkter i regnskabet udfyldes. Her beskrives det, hvordan forskellige udgifter dækkes og beregnes.

Flyrejser

Ved flyrejser skal vedlægges original kvittering fra flybillet. Ved elektroniske billetter skal der vedlægges kvittering eller kopi af elektronisk billet samt slip fra boarding pass.

Overnatning

Ved hotelovernatningen afleveres kvittering. Ved privat indkvartering beregnes en fast sats på 146,25 kr. pr. nat.

Diæter

Diætsatsen for projekter afholdt i et udviklingsland er 318 kr. pr. dag. Diæterne dækker både forplejning og lokal transport, med mindre andet er aftalt, telefon mm. I Danmark (og EU) er diætsatserne i 2010 og 2011 455 kr.

Inden udbetaling af diæterne fratrækkes de måltider, der ikke betales af diætmodtageren selv som fx morgenmad på hotellet. Der fratrækkes 15 pct. for morgenmad, 30 pct. for frokost og 30 pct. for middag.

Bemærk, at der ved projekter i Danmark skal indsendes kvitteringer for modtagelse af diæter sammen med regnskabet. Diætbilag findes i regnskabsvejledningen.

Udenlandsk valuta

Det skal fremgå af regnskabets punkt H, hvilken valuta der er anvendt. I tilfælde af, at der er anvendt flere valutaer, benyttes næste særskilte kolonne. Valutaen kan angives forkortet i gældende internationale koder, der findes på travelonline.dk.

Udgiften skal oplyses i både lokalvaluta og det omregnede beløb i danske kroner.

I punkt I skal det opgives, hvilken kurssats der er blevet anvendt. Der skal vedlægges dokumentation for den angivne kurssats i form af udskrift fra bank eller en hjemmeside med gældende kurssatser såsom oanda.com eller valutakurser.dk.

I regnearket foretages der automatisk en sammentælling i danske kroner, og budgetdifferencerne vil fremkomme. Eventuelle budgetdifferencer skal forklares i et særskilt brev.

Tilbagebetaling af overskydende beløb

I tilfælde, hvor bevillingen ikke er opbrugt, skal det overskydende beløb betales tilbage til CKU. Når CKU har gennemgået regnskabet, sender vi brev med beløbets størrelse og oplysning om, hvor pengene skal sættes ind.

HUSK dato og underskrift på det endelige regnskab.

Regnskabet sendes med post til CKU på adressen CKU, Nytorv 17, 1450 København K.

Yderligere information

Kontakt regnskabsmedarbejder Peggy Lund-Sørensen på email eller telefon 33 17 97 00.

Evaluering

Rapportering om projektet sker ved, at ansøger udfylder CKU’s webbaserede evalueringsskema. Når evalueringsskemaet er udfyldt og sendt elektronisk, udprintes det og sendes til CKU i samme kuvert som regnskabet.

Når du udfylder evalueringsskemaet, kan du læse vores vejledning til hvert enkelt punkt i evalueringen ved at klikke på overskriften. Du kan også vælge at udskrive den samlede vejledning.

Opret evaluering

For at oprette en evaluering baseret på din oprindelige ansøgning, kan du:
1) Åbne det link til ansøgningen, som du modtog oprindeligt. Nederst på ansøgningen finder du et link til evalueringen.
Eller:
2) Åbne dialogboksen ‘Opret evaluering’. Her skal du indtaste den email-adresse, som blev angivet i den webbaserede ansøgning og klikke på ‘Søg’. Hvis der findes ansøgninger med den pågældende email, vil du få sendt en email til samme email-adresse. I denne email vil der være links til alle de ansøgninger, CKU har modtaget, hvor denne email-adresse er angivet. Du opretter evalueringen ved at klikke på det projekt, du vil evaluere.

Hvis du har glemt eller ændret den email-adresse, der var angivet i ansøgningen, kan du sende en email til CKU for at rekvirere et link til en evaluering med data fra den oprindelige ansøgning.

Udfyld skemaet på nettet

Husk, at evalueringsskemaet skal udfyldes, mens du er på nettet. Du kan ikke gemme evalueringen på din harddisk og udfylde den derfra.

Det kan tage tid at udfylde evalueringen, og der kan komme forstyrrelser. Derfor anbefaler vi, at du skriver de teksttunge dele af evalueringen i dit tekstbehandlingsprogram (inden du opretter evalueringen) og overfører dem til evalueringsskemaet ved at ’klippe og klistre’ (kopier og sæt ind).

Gem evalueringen undervejs

Det er vigtigt, at du starter med at gemme evalueringen på CKU’s server, så du ikke mister dine data. Du skal bl.a. være opmærksom på, at internettet afbryder din forbindelse til vores server, når du har været på i mere end 10-15 minutter, medmindre du har en direkte henvisning til din ansøgning. Så start med at trykke på knappen ’Gem midlertidigt’ nederst på evalueringsskemaet. Så vil du automatisk få tilsendt et link til evalueringen, på den emailadresse, du har oplyst.

Du kan nu fortsætte med at udfylde evalueringsskemaet, indtil du ønsker at gemme igen – eller vende tilbage på et senere tidspunkt. CKU gemmer kladden 14 dage efter oprettelsen. I den periode kan du via dette link gå ind i kladden og skrive videre.

Når evalueringen er færdig

Du sender den endelige evaluering til CKU ved at trykke på knappen ’Send evaluering’. Når du har gjort det, vil du ikke længere kunne rette i den.

Bemærk, at alle felter markeret med en rød prik skal udfyldes, før evalueringen kan sendes.

Når evalueringen er sendt elektronisk, vil du modtage en email som kvittering på, at CKU har modtaget din evaluering.

Husk at udskrive evalueringen og send den med post til CKU.

Yderligere information

Kontakt projektkoordinator Eva Fock på email eller telefon 33 17 97 00.

Har du tekniske spørgsmål

Har du problemer med evalueringsskemaet undervejs, så kig først i vores FAQ. Her kan du læse ofte stillede spørgsmål og svar – og selv stille spørgsmål til CKU’s webmaster Joachim Svane.

Vi vil meget gerne have reaktioner på eventuelle fejl og forslag til forbedringer, så vi kan gøre det lettere for dig at lave ansøgninger via nettet.